Annika Svensson har (som så många andra) ett jobbuppdrag som kan innebära hur mycket arbete som helst – och dessutom ett påfrestande privatliv. Men hon har hittat ett eget system för att hantera utmaningarna.

Annika Svensson har alltid tusen saker att göra på jobbet som verksamhetsansvarig för Gröna Navet, en funktion för utbildningssamordning för de gröna näringarna i Norr – och Västerbotten. Tidigare var de två personer som gjorde det jobb hon gör idag och det ingår i uppdraget att sätta sina egna ramar. Vilket förstås innebär att det alltid finns saker som aldrig hinns med.

En situation som gjord för stress och press, om man som Annika är ambitiös. Eller “konstruktiv perfektionist”, som hon själv kallar det.

Lärt sig att välja

– Jag vill att det ska bli bra och blir frustrerad när förutsättningarna inte tillåter det. Men jag lär mig mer och mer att välja; när jag ska kräva att få göra ett jättebra jobb och när jag får tänka “good enough”, och bara göra det nödvändigaste. Det är en jättesvår balansgång, men jag blir bättre på det.

Behöver strategier

Annika har dessutom en påfrestande privatsituation med egna föräldrar som på kort tid blivit mycket sjuka och kräver omvårdnad – vid sidan av livet som mamma och fru. Så för att klara vardagen behöver hon ha tydliga strategier.

– Jag har en stark förkärlek för struktur, men egentligen är jag väldigt spontan, impulsiv och tidsoptimist. Jag gör mycket kartor, prioriteringar och scheman, sen kastar jag dom och gör något annat. Men det blir ett sätt att synliggöra tankarna, säger Annika och skrattar.

Effektivitet är för henne att få ut bästa möjliga resultat utan att förlora energi. Hon har testat många olika praktiska metoder för effektivitet –  men det viktigaste har varit att jobba med sin självkänsla och sina värderingar.

– Allting bottnar i om jag tycker att jag duger inför mig själv. Jag har medvetet utmanat mig själv och utsatt mig för obekväma situationer för att kunna utvecklas.

Göra sig umbärlig

Den privata livssituationen har dessutom gjort att Annika Svensson håller på att hitta ett sätt att göra sig ännu mer umbärlig på jobbet. Hennes mamma har en dödlig sjukdom, och Annika är fast besluten att finnas där för mamman när det behövs.

– Jag vill gå vid hennes sida, för att inte ångra mig sen. Lika mycket för min skull som för hennes skull.

Samtidigt vill Annika inte sluta jobba helt, och försöker hitta ett sätt att lösa situationen. Hon har gjort en rejäl översyn av sitt jobb, ritade upp allt hon gör på en karta och identifierade; vad tar mest tid? Vad ger mest effekt för resultatet? Vad ger mig mest energi? Vad kan vi vara utan? Med hjälp av ett poängsystem kunde hon hitta ett sätt att behålla kärnan, det viktigaste i jobbet, och lämna övriga bitar. Målet är att Annika ska kunna vara borta i perioder, utan att verksamheten skjuts i sank.

– Det tog ett par veckor att kartlägga, och var imponerande att få syn på allt jag gör. Jag blev trygg med kartan och ser att jag kan välja att vara den jag vill vara under den här resan med min mamma – både privat och i jobbet. Jag läcker inte energi just nu, berättar Annika, med lättnad i rösten.

Vad har du lärt dig mest av allt under den här processen?
– Att inte behöva vara så himla duktig hela tiden, det måste inte längre vara perfekt för att jag ska släppa ifrån mig något. Oftast finns energitjuvarna här, och det är dom som gör att du inte blir effektiv.

Annika Svenssons fyra viktigaste vägar till effektivitet

1. Våga vara nöjd med mindre

a) Sänk ribban på vissa områden.
I början är det skrämmande att lämna ifrån sig något som är lite sämre än jag vet att jag kan, men man överlever och växer varje gång – eftersom ingen annan tycker att materialet är dåligt, tipsar Annika.

– Jag kan överarbeta allt, särskilt texter, innan jag blir nöjd. Men jag har börjat skicka iväg material innan dess. Det är en bra övning på mod – att sänka ribban eller varför inte ta en paus när det känns som mest fel. Och se vad som händer.

b) Säg nej eller delegera
– Jag har varit beroende av yttre bekräftelse från andra. Varit rädd att inte duga, känna delaktighet, det här djupt mänskliga. När man börjar säga nej kan det uppröra andra – för alla har mycket att göra. Det har varit en utmaning för mig att bli starkare i mina nej, och kunna försvara dom utan att det läcker energi och jag mår dåligt. Men det har också lett till en positiv spiral och större tillit till andra.

2) Lär känna dig själv

Personlig utveckling är grunden till allt, inte minst effektivitet. När jag inte vet vem jag är eller vad jag står för kan jag inte göra rätt saker.
– Jag har ökat reflektionstiden enormt i mitt liv de sista två åren och ändå gjort mer. Vem är jag och varför? En viktig fråga i många situationer är: Läcker eller får jag energi av det här? Det leder till medvetna val.

3) Skapa konkreta förutsättningar för effektivitet

Hitta ditt eget sätt att få fokus och kontinuitet. Stäng av telefonen och mejlen, meddela att du inte vill bli störd – var tydlig med dig själv och andra.
Annika använder ofta Pomodorotekniken via en app i mobilen, som går ut på att jobba i 20-minutersblock och ta regelbundna pauser.
– Jag får fyra gånger mer gjort med den tekniken, än när jag jobbar som vanligt. Jag har jättelätt att gasa, men till slut ser jag inte var jag kör eller om motorn blir överhettad. Då hjälper appen mig att pausa. Jag gör det inte jämt, men de dagar då jag har saker jag verkligen vill få saker gjort.

En annan metod som fått stor effekt för Annika, särskilt för uppgifter som är obehagliga eller tråkiga, är tvåminutersregeln. Allt som pockar på hennes uppmärksamhet i tanken och tar mindre än två minuter att genomföra, gör hon direkt. Genast.
– I stället för att alla små fixarsaker blir liggande och låser upp min energi, är det här ett utmärkt sätt att vara rädd om min energi och bli mer effektiv.

4) Fira

Att fira alla små framgångar är viktigt, tycker Annika.
– Jag tillåter mig numera att vara barnsligt glad för små segrar. Det kan vara att berätta för någon annan vad du åstadkommit, ta en extra promenad eller laga en god middag. Förut gick jag bara vidare, jag sög aldrig på mina karameller. Fira är otroligt viktigt. Här får man energin!

FAKTA Annika Svensson

Gör: Verksamhetsledare på Gröna Navet. Skriver dessutom på en barnbok med arbetsnamnet Isak och drömpillren samt är nyutbildad coach.
Familj: Maken och egenföretagaren Johan, sonen Julius 6 år.
Driv: Vill vara till nytta för andra
Drömmer om: Många saker. En webbshop, att skriva böcker, att starta verksamheter som hjälper andra i vardagen.
Effekt: Effektivitet är för mig att få ut bästa möjliga resultat utan att förlora energi.

Relaterade texter

Tagged with →  
Share →

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *


Set your Twitter account name in your settings to use the TwitterBar Section.

Switch to our mobile site