Suck, möte igen. Eller hurra, vad många möten jag har den här veckan! Vilket av de två alternativen är mest bekant för dig?

De flesta jag träffar är missnöjda över hur många möten de har. Vissa företag inrättar mötesfria dagar, för att ”få något gjort”, andra har oändligt många och ineffektiva möten, utan att man egentligen kommer framåt. Får du ut precis det du vill av dina jobbmöten?

Jag jobbar en hel del med möten och möteskultur i organisationer och företag, och hjälper människor hitta sin bästa möteskultur. Givande möten kan lyfta en hel verksamhet; det leder till ökat engagemang, effektivare arbete, tydligare kommunikation, minskade mötestider och att verksamheten gör rätt saker. Det leder också till bättre sammanhållning, mindre missförstånd, ökad kreativitet, att alla jobbar mot samma mål och helt enkelt har roligare på jobbet!

Tydlighet är viktigast

Jag ska dela med mig av nio viktiga nycklar för att få till ett givande, smart och kanske till och med roligt möte. De viktigaste delarna handlar om att vara tydlig och kommunikativ, och uppriktigt intresserad av vad andra har att säga. Tydligheten handlar om allt från syfte och mål till ledarskap, form och beslut.Det är vanligt att vi räknar med att andra ska ta ansvar för att mötet blir meningsfullt, men vilket ansvar har jag själv? Om du vet vad du själv vill och behöver få ut av mötet kan du också se till att det blir just så.

Om tydlighet är nyckeln till ett bra möte så är otydlighet det som gör möten sega, tråkiga och mindre meningsfulla. Längst ner kan du läsa lite fakta om vad som är vanliga problem med möten i Sverige.

9 steg till smartare och mer givande jobbmöten

1. Vad är syftet med mötet?

Det här är något som förvirrar många möten (funderingar som ”Varför ska jag egentligen vara här? Vad ska mötet leda till?”). Bestäm gärna syftet i förväg, eller fråga och tydliggör direkt när ni ses. Var också tydlig med formen; är det ett informationsmöte som inte ska leda till någon diskussion, ett beslutande möte, ett diskussionsmöte där alla ska få höras, ett kreativt idékläckarmöte? Olika förväntningar skapar frustration.

2. Tydliggör målet med varje möte

Vad ska vi få ut av det här mötet? Vad ska vi uppnå? Ansvaret är inte bara ledarens; för dig som mötesdeltagare gäller det också att veta vad ditt eget mål med mötet är. Vad behöver du få ut av mötet? Se till att få ut det också. Bestäm gärna: ”Innan jag går härifrån ska jag i alla fall ha fått ut det här.

3. Håll starttid och sluttid

Möten som inte börjar och slutar i tid är något som irriterar många. Bestäm när ni ska börja och sluta, och håll de tiderna. Sätt gärna också av tid för varje punkt. Det kan låta tidsfascistiskt, men det underlättar om man bestämmer hur mycket tid varje ämne får ta, om det finns mycket som ska gås igenom.

4. Sätt ramarna för det praktiska

Om det är en intern grupp som träffas ofta: bestäm gärna tillsammans hur ni vill jobba med mötesdokumentation som kallelser, dagordning och protokoll. Hur ska de se ut? Vad behöver vi i dem och när? Vem ska besluta, eller ska vi arbeta gemensamt, interaktivt? Mobiltelefoner och datorer är en ständig källa till irriation i en grupp; för en del är det självklart att använda sin kommunikationsutrustning under möten, för andra provocerar det oerhört om en telefon ringer, någon sms:ar eller kollar Facebook under ett möte. Bestäm hur ni vill ha det.

5. Variation ger mer

Mötesrum är ofta tråkiga. Kan ni göra det mer kreativt, eller byta miljö? Vanliga alternativ är att ha möten på stan eller att ta promenadmöten, hjärnan funkar bättre när man rör på sig. Det finns också företag som har möten i kuddrum eller liknande (risken är i och för sig stor att det blir så mysigt att ingen vill sluta). Vill du att mötet i stället ska gå snabbt är definitivt ett ståmöte att rekommendera, ingen drar ut på tiden när alla står upp…

6. Tydlig mötesledare

Inget säger att det alltid är chefen som ska föra ordet. Men någon måste ta ansvar för att mötet har driv, fokus och tydlighet, att beslut blir fattade och att alla som är med får vara delaktiga och komma till tals. Tydliga sammanfattningar är en viktig nyckel. Många går från möten och undrar vad som egentligen sades eller bestämdes, därför är det bra att i slutet av mötet eller efter varje punkt sammanfatta: Vad har vi bestämt? Det ger klarhet och samsyn.

7. Kommunicera effektfullt

Alla som medverkar i ett möte har ansvar för att både få ut det de önskar av mötet, och att lyssna med respekt och intresse på övriga. Berättar vad jag vill eller tycker, och vågar be om tydlighet från andra. Alla behöver också få bli sedda under varje möte. Hur kan ni se till att det

8. Ha kul

Ett effektivt och meningsfullt möte behöver inte vara tråkigt. ”Att gå på möten ger mig rysningar av lycka”, skrev Linda Skugge i en krönika en gång. Hur kan vi se till att skapa den känslan på våra möten?

9. Följ upp

Ett av de vanligaste problemen som människor upplever är att beslut på möten aldrig följs upp. Hitta ett system för att följa upp det ni har bestämt, och ni kommer längre än de flesta!

Jag blev intervjuad om smarta möten i tidningen Kontorsliv. Den här texten är en utveckling av det jag pratade om i artikeln.

Fakta om möteskultur i Sverige

  • 25% av den totala arbetstiden ägnas i genomsnitt åt möten
  • Chefer ägnar minst hälften av sin tid åt interna möten.
  • 8 av 10 chefer upplever att mötena inte alltid är meningsfulla.
  • Hälften av cheferna vet inte riktigt vilka beslut som fattats eller vilka krav som ställs på dem

Källa: Undersökningen om mötesrutiner och möteseffektivitet utförd av TEMO 2009. Undersökningen har fokuserat på interna möten. Chefer i företag eller verksamheter med mer än 500 anställda inom privat eller offentlig sektor deltog i undersökningen.

Exempel på vanliga problem med möten

  • Otydlighet kring syfte, resultat och vilka som ska delta i mötet
  • Lokalen, utrustning och mötets innehåll är inte förberett
  • Mötet startar och slutar inte i tid
  • Diskussionerna är inte relevanta för syftet med mötet
  • Mötesledaren saknar verktyg för att skapa delaktighet och engagemang
  • Olika uppfattningar om hur mobiler och datorer får användas
  • Olika uppfattningar om vad som beslutas
  • Beslut följs inte upp
  • Dokumentationen brister

Relaterade texter

Själv införde jag speciella mötesdagar för att få en bättre möteskultur, mer tid och fokus. Läs mer här.

Tagged with →  
Share →

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *


Set your Twitter account name in your settings to use the TwitterBar Section.

Switch to our mobile site