Om du var tvungen att välja bort minst hälften av allt det du gör idag, men ändå uppnå lika mycket som nu, vad skulle du då eliminera?

Att jobba mindre och ändå uppnå mer. Tanken känns kanske omöjlig, men häng kvar så ska jag utveckla resonemanget lite. Jag ska här våga mig på ämnet produktivitet ur en ganska pragmatisk synvinkel.

Men först vill jag bara återigen förtydliga att produktivitet och effektivitet handlar enligt mitt synsätt inte om att göra fler saker snabbare. Det handlar snarare om att välja. Att välja det som är viktigast – och göra de sakerna riktigt bra. Och våga välja bort andra saker i jobbet och livet för att få mer lugn och fokus.

Jag har identifierat fyra viktiga steg i processen att bli mer produktiv, som jag gärna delar med mig av.

  1. 80/20-regeln
  2. Det som ger och tar energi
  3. Koncentrera (batcha)
  4. Eliminera

Steg 1. 80/20-regeln: vad ger mest för resultatet?

Du kanske hört talas om Paretos lag, eller 80/20-regeln. Den går förenklat ut på att 20% av det vi gör ger 80% av effekten, och kan appliceras på alltifrån kundomsättning till trädgårdsodling, datorkapacitet och arbetsuppgifter. Det handlar alltså om att en mindre del av jobbet står för den största delen av resultatet.

Så låt oss leka med upplägget och fundera på: vilka är de 20 viktigaste procenten i det du gör? Vilken del i allt jobb du gör ger allra mest effekt? Och vad ägnar du mycket tid åt som egentligen inte ger så mycket resultat i slutändan?

Här gäller det att våga vara självkritisk, för det mesta av det vi gör känns ju viktigt, vid en första genomgång. Ett tips är att använda papper och pennor och rita upp skisser för att få syn på allt.

Min egen process:
Det här var det jobbigaste steget för mig. Jag tyckte nämligen att allt jag gjorde var superviktigt. Oumbärligt. Men så var det ju inte…

Det där med att överarbeta material som ingen annan bryr sig särskilt mycket om, till exempel. Eller att ägna timmar åt att rensa och sortera mejlboxen. Jag upptäckte förstås också att det var några av mina kunder (som jag aldrig la någon någon extra tid på utöver uppdragen) som stod för de allra största intäkterna, medan jag i stället ägnade massor av tid och frustrerad energi åt möten och kontaktskapande som aldrig lett någonstans och troligtvis aldrig kommer att göra det. Det var ju inte särskilt smart eller givande.

Men den största nyttan med 80/20-tänket har för mig ändå varit att jag kortat tiden för varje arbetsuppgift genom att alltid fråga mig i början: vilket är den viktigaste delen i det här arbetet? Och fokusera på den.

Steg 2. Vad ger och tar energi?

Ett annat användbart tankesätt är att identifiera vad som ger respektive tar energi från mig. Att fråga sig inför varje uppgift, möte, idé som jag ska eller vill genomföra: Ger det här mig energi – eller tar det energi?

Kommentar:
Det här är extra användbart på oss som alltid har massor av idéer och saker på gång. Förut sa jag ja till allt som lät intressant! Energifrågan hjälper mig numera att sålla.
Svaret på vad som ger och tar energi förändras också beroende på omständigheterna. Andra parametrar är förstås också hur mycket tid uppgiften tar, och om det är värt den tiden (och energin) jämfört med effekten (det jag får ut av det).

Steg 3. Koncentrera (batcha)

Att ”batcha” (som författaren Tim Ferriss skriver mycket om i 4 timmars arbetsvecka) handlar om att slå ihop och koncentrera arbetsuppgifter eller sysslor till enstaka tillfällen, för att ta vara på fokus, tid och energi.

Kommentar:
För min egen del har det till exempel gjort stor skillnad i min arbetsvecka när jag införde särskilda mötesdagar, och aktivt styr alla externa möten till dessa tillfällen. På det viset slipper jag bök med transporter varje dag och en splittrad kalender. Jag föreslår också allt oftare införa distansmöten via till exempel Skype när det är möjligt, eftersom det dessutom ökar fokus på det vi ska prata om. Jag gillar också att batcha tråkiga uppgifter som tvätt, handla, städning, administration, men också när det gäller sånt som är kul; lika bra att passa på en hel dag om det går.

Steg 4. Eliminera

Välj bort. Skala ner. Rensa. Behåll fokus på det som ligger dig närmast om hjärtat, ger mest resultat och som ger dig energi. Ta bort så mycket som möjligt av resten.

Det är ofta lätt att börja på nya saker. Den stora utmaningen är att sluta med gamla vanor! Avsluta rutiner, aktiviteter och projekt som faktiskt inte bidrar till det du vill göra. ”Kill your darlings”, som vi brukar säga i mediesammanhang. Den här processen kan vara både härlig och smärtsam… och ofta får man göra det etappvis i flera olika omgångar.

Min process:
Jag valde att göra ett stort bryt först, där jag kom fram till vad som behövdes tas bort ur mitt liv för att få mer fokus.
Jag gillar att rensa, och det var skönt att göra plats i kalendern för det viktiga och kul att utmana mig själv med till exempel helt nya koncentrerade rutiner för mejl, Facebook, möten, produktioner.

Men några saker har varit svåra att välja bort i praktiken; särskilt de gånger jag gör andra människor besvikna. Att avsluta samarbeten som visserligen varit trevliga, men som inte gett det jag behöver. Att tacka nej till eller avsluta förtroendeuppdrag, föreläsningar, uppdrag och arrangemang som inte längre ingår i det jag vill göra. Det är också läskigt, för tänk om jag missar något viktigt (förutom pengarna då)? Men under månaderna som gått har jag fått större tillit och mod att fortsätta den här vägen, eftersom jag märker att det verkligen ger plats för det som är mitt fokus (och för nya oväntade saker!), och tar mig närmare mina mål.

Jag hoppas de här fyra stegen kan ge dig några pusselbitar närmare ett liv med mer gjort, mer lugn och mer effekt. Har du testat några av dem eller har andra viktiga steg att föreslå – dela gärna med dig i en kommentar.

Tagged with →  
Share →

3 Responses to Vågar du välja? Fyra viktiga steg till produktivitet

  1. […] Vågar du välja? Fyra viktiga steg till produktivitet Annika läcker inte energi längre By Jenny Eklund On februari 21, 2012 · Leave a Comment […]

  2. […] Vågar du välja? Fyra viktiga steg till produktivitet Så kommer du vidare när du fastnat By Jenny Eklund On februari 22, 2012 · Leave a […]

  3. […] sig med att strukturera upp tillvaron på ett annat sätt, något som jag till exempel skrivit om i Fyra steg till produktivitet eller Den ultimata att-göra-listan eller hur man tränar sig i medveten närvaro (mindfulness) […]

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *


Set your Twitter account name in your settings to use the TwitterBar Section.

Switch to our mobile site